——工作流管理的终极解决之道
2000年，在我上班的第一天和Lotus Domino/Notes系统软件“结缘”，这也是我第一次听说群件（Group Ware）软件系统。所谓群件就是基于计算机网络的应用软件，目的是帮助群组协同工作，提升组织内部信息传递效率。显而易见，学习和开发Lotus应用是从建立计算机网络的观念开始的。
人们打开水龙头就有自来水，但是很少人了解自来水厂。打开开关电灯就点亮；但是很少人了解发电厂和输变电线路。和这种情况相似，虽然我们生活在互联网时代，打开浏览器就能浏览网页，打开QQ就能聊天；但是我发现很多人没有网络的观念，对网络上的服务器更是不了解。我最初开始学习Lotus Domino/Notes系统的时候也是这样。必须在计算机网络上建立一个服务器（Server），才能开展群件应用。
在Lotus群件系统中，Domino就是服务器的统称；建立了Domino服务器，用户使用Notes客户端连接到Domino服务器。在Domino服务器上包含有很多群件应用，比如：每个用户都有电子邮件数据库，用户之间就可以相互发送电子邮件。建立一个人事资料管理的应用数据库，用户就可以同时访问人事信息，可以增加、修改和删除记录等。建立一个采购审批管理的流程应用，组织内部用户就可以新建采购申请单，然后将它提交给相关部门主管审批，一层一层提交审批，直到采购被执行或者拒绝取消。如此：就可以逐步实现组织管理的电子化、网络化、信息化的目标。从事Lotus软件开发的人员，就是使用专用的工具Lotus Domino Designer，连接到Domino 服务器上建立这些应用。这是我开始工作的头两年里最主要的任务。
利用Lotus Notes客户端（Client）软件连接Lotus Domino服务器（Server）的模式也称为C/S模式；即，客户端/服务器模式。C/S模式的优点是功能强大，开发相对灵活简单，最大的缺点是每个客户端电脑都需要安装Lotus Notes软件，有大量的维护工作。随着技术的发展，Domino服务器也支持浏览器（如，IE：Internet Explorer）的访问，利用浏览器（Browser）访问Lotus Domion服务器的模式称为B/S模式；即，浏览器/服务器模式。B/S模式最大的优点是客户端无需特别维护，缺点是开发相对复杂困难。在有些应用场合，为了实现特定功能，个别客户端使用C/S模式，其余客户端使用B/S模式。就我个人来说，在早期熟悉了部分C/S开发后，B/S模式下的应用我主要作为项目实施顾问的角色，没有多少机会深入了解B/S模式开发，好在由于多个项目实践经验的机缘，我能明确知道谁是B/S模式下独当一面的人。
由于群件多应用于办公的场合，不知何时开始，人们将这一类需求及应用统称为办公自动化（OA：Office Automation），市场上也出现很多OA软件产品，有些是用Lotus Domino/Notes平台开发的，也有利用其它平台开发的。就这样办公自动化、OA开始进入我的观念。从严格意义上讲，办公自动化（OA）作为一个软件的名称是不合适的；比较信息化领域中的CAD（计算机辅助设计）软件，将办公自动化（OA）软件的概念命名为：计算机网络辅助办公管理系统更为贴切。说实话，OA这两个字母曾令我十分不安，到2007年的时候，这种感觉越来越紧迫；直到我看到金圣叹评《西厢记》序一中的一段文字，我才释放掉这种不安的感觉。
砚，我不知其为何物也；既已固谓之砚矣，我亦谓之砚，可也。墨，我不知其为何物也；笔，我不知其为何物也；纸，我不知其为何物也；手，我不知其为何物也；心思，我不知其为何物也？既已同谓之云云矣，我亦谓之云云，可也。窗明几净，此何处也？人曰此处，我亦谓之此处也。风清日朗，此何日也？人曰今日，我亦谓之今日也。
套用这种“文体”，OA，我不知其为何物也，既已固谓之OA矣，我亦谓之OA，可也。所以，笔者将本书命名为：《计算机网络辅助管理系统——OA软件设计与实施》。到目前为止，基于Lotus Domino/Notes软件平台，在OA、办公自动化领域笔者工作超过十个年头；期间参加过不少发布会、论坛会等等；也购买过不少相关的书籍，常常觉得很多最核心的问题没有真正讲透彻，这是笔者下定决心写本书的最初动力和愿望。希望从应用的角度揭示一些最基本的事实和方法，这些方法不限于使用Lotus Domino/Notes技术，参考人员可以用任何计算机网络开发平台实现其应用。
无论采用何种技术开发和实现OA软件，其最基本的核心应用不外乎以下几类：电子邮件、信息文档管理（档案管理）、工作流管理等；其中信息文档管理由于信息文档的格式不同又可以分成很多小的类别，如：信息发布、BBS、电子期刊、文档中心等，其中最特别的如：档案管理；至于信息门户则是信息文档的一种呈现方式，而知识管理则是信息文档管理的理念或者目标。
OA软件的真正重点和难点在于工作流管理。到底什么是工作流？到底什么是流程？流程在OA软件中到底该管理些什么？办公自动化了、流程自动化了，那么人到哪里了？什么叫以人为本？
OA流程的误区
用OA软件来实现管理流程应用是信息化建设的一个重要目标；然而在现实环境中，“流程”往往被“制造”出太多复杂而无用的概念，很多解决方案并没有真正跳出需求的层面，纯粹为了“控制”、为了“规范”而设计复杂繁琐的流程步骤、节点控制等内容，我曾经见到的软件，为了控制一个流程节点而设计上百个控制参数；让前端的用户操作及后端的管理维护变得“模糊不清”；复杂的设计和控制必然对计算机和网络硬件资源有巨大的消耗，往往让“最好的”服务器也变得不堪重负；从而造成OA项目实施进退两难的局面；这是OA流程应用的最大误区。这种状况和军事学上的笑柄“马其诺防线”类似！
OA流程的本质
无论政府机关的公文（发文、收文、报告、请示等）流转、还是工矿企业科研院所内的申请、审批、报销等等；其名称各异，但从OA软件的技术角度来讲，其核心本质是相同的。说得直白些：白纸上画表格，在不同人员之间传递；这就是OA软件中的流程，这就是OA软件中的工作流管理。很显然，需要解决以下两个问题：
1.怎么让“白纸”转起来？（也就是流程步骤如何实现？）
答：这张“白纸”在谁的手上，如何提交由Ta自己决定。这是岗位职责，这是以人为本。（做事的人应该知道事情该如何做）一句话：该给谁就给谁。这就好比驾驶员遵照交通法规开车一样。如果能统一这些认识，天空晴朗、心情舒畅，一切都变得透彻明了。这是放入黑暗房间的第一支蜡烛，是OA项目成功实施流程应用的决定性因素。
2.如何在“白纸”上画表格？（也就是填写流程内容的电子表单如何实现？）
答：这是OA流程应用最基本的要求，一般由实施顾问指导系统管理员实现，是OA软件真正的技术要求，好的OA流程、好的管理就体现在表格上，应该把精力集中在表格的实现和完善上来。表格还是随着管理的变化而改变的，好的OA软件应该给系统管理员提供直观的、可动态更改的表格模板。所有需要我们努力的就是将用户的管理表格电子化，做电子表单就是实施OA软件！原来我们真正要努力的就在此处！
流程步骤剖析
几乎所有的OA软件都是用刚性的方式来解决流程步骤的问题（图一），这好比武术中的招式、套路等等概念；是完全有为的方法。在实际工作中意味着无休止的调整维护等刚性的工作；只要用户有需求，这个刚性的图形就要重新画一遍，而且到计算机系统中设置一遍；这些工作最后还并不能从根本上解决问题。
图一：刚性流程步骤描述
其实只要返回到最原始的状态，返回到用户提出问题的初始状态，真正从用户的角度出发，双方用实用、谦卑、纯朴的心态来面对问题的时候；所有的刚性流程全部都可以归结到柔性的流程步骤描述（图二）。而且只要画这一个图就可以解决所有的刚性流程需求，只要这一个图解决千千万万客户的万万千千流程需求！
图二：柔性流程步骤描述
2008年CCTV-1播放了电视剧《李小龙传奇》，李小龙先生是伟大的武术家，他练习过很多很多的武术套路，最后发现武术的最高境界是没有套路，武术的最高境界就是直接进攻和防守，在进攻的同时防守，防守的同时进攻；其所创立的《截拳道》用了太极作为徽标！我看到这个地方的时候非常激动，我发现上面柔性流程步骤描述图二稍稍改进也就是太极图（图三）！0：表示流程启动；流程一旦启动，所有用户的操作逻辑完全对称一致，处于太极中心，众生平等；用户根据实际情况只要选择三个方向之一——1或2或3，就全部解决了流程步骤在计算机网络中的实现，这是哲学层面的方法；可以用任何计算机语言和技术来实现。1、3还可以理解为2的两个边界状况（1是提交给“0”，3是提交给“空”，表示流程操作结束）。所以所谓计算机网络流程，所谓工作流管理就是直接前进和后退，前进的同时后退，后退的同时前进。
图三：流程太极图
我经常看到很多从学校毕业不久的“年轻人”，和我当年一样，一下子掉进刚性流程的“泥潭”，在计算机网络世界里修“马其诺防线”，难有出头之日。也有很多客户做了大量的人力、物力、财力的投入，进行计算机网络化信息化管理改造，最后达不到理想的应用效果。其实是两头浪费！这就好比一边花天酒地弄坏了身体，一边又求医问药难得解脱，也是两头浪费！
任何管理信息化软件只是全部“管理”中的极小一部分；不应该过分夸大和迷信技术的因素，来达到所谓的规范和标准。或许我们更应该深入了解那个“管理”和“规范”的念头是“善”的还是“恶”的，是自私自利还是自利利他，是“王”道还是“霸”道。管理是否应该从尊重和信任开始？如果我们软件的设计理念就是“管理”用户、“防范”用户，这会在组织中形成什么样的文化？反过来，如果我们的软件在设计理念上是尊重和信任每个用户的，会在无形中帮助组织形成积极向上的文化氛围，发挥每个成员的积极性和创造性，这才是管理的最高境界。所以，真正的好软件应该是善良的、智慧的、慈悲的，真正理想的软件也是觉悟的。所谓软件的觉悟意味着“包容”所有最终用户所有的误操作，但是又可以纠正所有误操作，这个过程将被透明化处理。最后实现用户的自觉、自然！由于网络化管理软件往往涉及大量用户，影响极大，OA软件就有这个特点。所以真正的好软件不仅仅只实现了计算机软件的功能，还可以进一步发挥净化人们心灵、创造美好环境的功能。
“反者道之动”，越是想控制，越是问题多，最后反而变得不能控制。有很多信息化项目流程实施陷入僵局，问题就出在这里。刚性流程的实施会让组织管理体系变得僵化，最终影响企业的生存和发展。“善者吾善之，不善者吾亦善之，德善。信者吾信之，不信者吾亦信之，德信。”（老子《道德经》第四十九章）只有用道德信任的态度才能彻底地达到管理控制和规范操作的流程应用目标。解决问题的出发点在于充分信任用户自觉遵守管理制度；这样似乎不加控制的方式，才真正实现了逻辑上的对称和完整，从而巧妙且全面地适应流程应用复杂多变的要求，OA项目实施成功而完美；用户还在更深的心理层面上得到信任和尊重，有强烈的自豪感、满足感和归属感。
特殊的机缘，我于2009年9月19日结缘老子“道德信息技术”，和很多道信朋友一起熏修老子《道德经》，这给我无边的启示和力量！我们要用老子“无为而治”的思想来认识问题，让大家返璞归真，不能一味只受经济利益的驱使。用东方古老文化中的道德感化这个世界，所有的一切将变得多么真实、纯洁和美好！我们完全有理由相信，越来越多的软件将直接集成柔性流程应用模式，这才合乎道德、合乎自然规律！道生一、一生二、二生三，三生万物；人法地、地法天、天法道，道法自然。
最后将老子《道德经》第八十一章的原文与译文分享给大家：
【原文】信言不美，美言不信。善者不辨，辩者不善。知者不博，博者不知。圣人不积，既以为人己愈有，既以与人己愈多。天之道，利而不害。圣人之道，为而不争。
【译文】诚信话不一定漂亮，漂亮话不一定诚信。善良人不巧辩，巧辩不一定善良。真知者不博杂，博杂者不一定真知。圣人没有自己的积蓄，尽力帮助别人反而富有，尽力给予别人反而富足。上天之道，利益万物而不加害。圣人之道，奉献而不争斗。
亲爱的读者，谢谢您！我爱您！
郑长宏
2011年初稿（2012、2019年略做修改）于上海
注：《计算机网络辅助管理系统—OA软件设计与实施》一书之前言。
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